Weser Sicherheit & Service – effiziente Schichtplanung
Ausgangssituation
Die WESER Sicherheit & Service GmbH, gegründet im Jahr 2019, hat sich als professioneller Sicherheitsdienstleister in Minden und Umgebung etabliert.
Mit einem breiten Angebot, das von Objekt- und Werkschutz über Baustellenbewachung bis hin zu Event- und Veranstaltungsschutz reicht, betreut das Unternehmen Kunden in Städten wie Bielefeld, Münster, Hannover, Osnabrück und Paderborn. Das Unternehmen legt besonderen Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und Professionalität.
Problem
Mit dem Wachstum des Unternehmens und der zunehmenden Anzahl von Sicherheitskräften stieß die WESER Sicherheit & Service GmbH auf Herausforderungen in der Planung, Verwaltung und Koordination der Einsatzkräfte.
Die manuelle Schichtplanung, die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten und Dokumenten sowie die Abrechnung von Arbeitszeiten und Fahrtkosten erwiesen sich als aufwendig und fehleranfällig. Zudem fehlte eine zentrale Lösung, um Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne in Echtzeit zu steuern.
Ein weiteres zentrales Problem stellte die einzelne und zeitaufwendige Kommunikation mit jedem einzelnen Mitarbeiter über anstehende Schichten, Arbeitszeiten und Abrechnungen dar. Es gab keine Möglichkeit für Mitarbeiter, direkt und selbständig auf diese Daten zuzugreifen oder Arbeitszeiten zu digital zu erfassen.
Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben wir eine maßgeschneiderte Softwarelösung entwickelt, die sämtliche Prozesse digitalisiert und automatisiert. Die wichtigsten Funktionen umfassen:
- - Mitarbeiter- und Stammdatenverwaltung
- - Mitarbeiter, Zugänge, Rollen und Rechte
- - Upload von Arbeitsverträgen und Abrechnungen
- - Gruppierung der Mitarbeiter nach Qualifikationen
- - Kontaktdaten, Steuer, Versicherung und Bewacher ID
- - Mobile Anwendung für Mitarbeiter
- - Eigene anstehende Schichten anzeigen
- - Arbeitszeiten selbständig erfassen
- - Urlaube beantragen und Status einsehen
- - Freigegebene Dokumente herunterladen
- - Dienst- & Einsatzplanung
- - Visuelle Darstellung und Planung der Schichten
- - Zeiten vorplanen und freigeben
- - Hinterlegung von Verfügbarkeiten der Mitarbeiter
- - Warnmeldungen bei Unter- oder Überbesetzung bzw. Konflikten
- - Ist/Soll/Saldo Anzeige je Mitarbeiter
- - PDF Exporte für Kundenberichte
- - Synchronisierung mit Google Kalender
- - Zeiterfassung: Arbeitszeiten & Abwesenheiten
- - Freigabe der Arbeitszeiten durch Vorgesetzte
- - Automatisierte Berechnung von Urlaubsansprüchen
- - Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
- - Vorbereitende Lohnabrechnung
- - Kundenverwaltung & Rechnungsstellung
- - Objektverwaltung
- - Schichten bzw. Arbeitszeiten je Standort
- - Filterung und Berichte nach bestimmten Objekten
- - Corporate Design & Mobile Optimierung
- - vieles mehr...
Ergebnisse
Die Einführung unserer Softwarelösung hat die internen Abläufe der WESER Sicherheit & Service GmbH nachhaltig verbessert und vereinfacht. Die Lösung wird seit 2021 aktiv verwendet.
Mitarbeiter können nun selbständig über ihr Smartphone anstehende Schichten, Arbeitszeiten und Abrechnungen einsehen, wodurch der Aufwand der Organisation und Kommunikation drastisch minimiert wurde. Alle Informationen sind in Echtzeit für alle Mitarbeiter verfügbar und laufen in einem zentralen System zusammen.
Das System erleichtert die gesamte Administration, von der effizienten Planung der Schichten, über die Verwaltung der Objekte und Mitarbeiter, bis zur Abrechnung mit Kunden und der Lohnbuchhaltung. Eine einfach zu benutzende Lösung, welche die gesamten Prozesse und Daten an einem Ort zusammenbringt und von überall verfügbar ist.
Dank dieser digitalen Transformation kann sich die WESER Sicherheit & Service GmbH nun auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihren Kunden einen noch zuverlässigeren Service bieten.
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