Individuell oder Standard?
Die richtige Software-Strategie für dein Unternehmen
Als Unternehmer stehst du vor einer wichtigen Entscheidung: Welche Software-Lösung ist die richtige für dein Unternehmen? Lass uns gemeinsam drei Optionen vergleichen.
Option 1: Die MS Office Lösung
Vielleicht basieren Teile oder dein ganzes Business auf Word und Excel. Für sehr viele Unternehmen ist dies der Start ins Unternehmertum. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es ist sofort einsatzbereit, fast alle Mitarbeiter kennen sich damit aus, es ist sehr flexibel und günstig.
Sobald jedoch mehr Mitarbeiter ins Team kommen ist spätestens bei 5-10 Mitarbeitern der Spaß vorbei.
- - Die Daten sind überall verstreut
- - Extrem viel manuelle Arbeit und Pflege erforderlich
- - Tausende Versionen und veraltete Datensätze
- - Verlorene Daten durch korrupte Dateien
- - Keine oder nur sehr begrenzt automatische Prozesse möglich
- - Datensicherheit ist problematisch
- - Ein Überblick fehlt komplett
- - Sehr schwierig für neue Mitarbeiter
Was am Anfang vielleicht noch funktioniert, stößt schnell an seine Grenzen, sobald dein Unternehmen wächst. Und es wird sicher nicht besser oder einfacher. Das Chaos nimmt mit jedem Tag unaufhaltsam zu.
Option 2: Verschiedene Standardtools kombiniert
Im nächsten Schritt werden verschiedene Tools eingesetzt. Jedes Tool für einen unterschiedlichen Zweck mit einem weiteren Tool, das die verschiedenen Tools verbindet und Automatisierungen ermöglicht.
Auch dies ist eine absolut gute Entscheidung für ein Unternehmen, das am Anfang seht, wo Standardlösungen noch ausreichen und wenig Budget vorhanden ist.
Es sind bewährte Lösungen mit großer Nutzerbasis, regelmäßigen Updates mit einer schnellen Implementierung. Die Preise sind relativ günstig und werden meist pro Tool und Nutzer abgerechnet.
In der Realität hat jedoch jeder neue Mitarbeiter Erfahrungen mit anderen Tools, ständig werden neue Tools getestet und eingeführt. Auch werden hier meistens Berater involviert, um ein solches komplexes System aufzusetzen, zu warten und die Mitarbeiter zu schulen.
Sehr viel Zeit geht verloren, denn..
- - Die Tools arbeiten nicht optimal zusammen
- - Es gehen viele Informationen unter oder verloren
- - Updates und Änderungen stören bestehende Prozesse
- - Du bist von vielen verschiedenen Anbietern ahängig
- - Die Prozesse passen nicht genau auf deine Bedürfnisse
- - Einarbeitungszeiten sind enorm, da alle Tools unterschiedlich sind
Du zahlst nicht nur für mehrere Abos gleichzeitig, sondern auch für viel Beratung, Coaching und Schulung. Es sind verschiedenste Tools zu pflegen und ab einer gewissen Größe und Komplexität verlieren deine Mitarbeiter auch hier den Überblick ohne excessive Dokumentation und massivem Extraaufwand.
Option 3: Deine individuelle Softwarelösung
Der nächste logische Schritt ist eine individuelle Softwarelösung, die genau auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens eingehen kann.
- - Alle Prozesse in einem System
- - Perfekt auf deine Arbeitsabläufe abgestimmt
- - Automatisierung spart Zeit und Geld
- - Deine Mitarbeiter arbeiten effizienter
- - Die Software wächst mit deinem Unternehmen
- - Du hast die volle Kontrolle über deine Daten
- - Keine unnötigen Funktionen, die nur verwirren
- - Langfristig günstiger durch höhere Produktivität
Natürlich muss das Rad nicht komplett neu erfunden werden. Fertige und etablierte Module können mit individuellen Anpassungen und Erweiterungen kombiniert werden, um die ideale Lösung für dein Unternehmen zu schaffen.
Zudem sind ganz individuelle Lösungen und die komplexesten Geschäftsprozesse möglich, die mit Standardlösung gar nicht abgebildet werden können.
Die Anfangsinvestition ist deutlich höher und es benötigt auch eine Entwicklungszeit, bis deine Software einsatzbereit ist. Ab einer gewissen Größe deines Unternehmens überwiegen jedoch die Vorteile deutlich und je früher es begonnen wird, desto schneller kann massiv Zeit und Geld eingespart werden.
Wann ist welche Lösung sinnvoll?
MS Office ist ideal wenn:
- - Du ein sehr kleines Team hast
- - Deine Prozesse noch nicht fest definiert sind
- - Du flexibel und schnell starten musst
- - Das Budget sehr begrenzt ist
Standardtools sind die richtige Wahl wenn:
- - Du schnell eine professionelle Lösung brauchst
- - Deine Prozesse den Standards der Branche entsprechen
- - Du keine speziellen Anforderungen hast
- - Regelmäßige Updates wichtig sind
Eine individuelle Lösung lohnt sich wenn:
- - Deine Prozesse einzigartig sind
- - Du langfristig planst
- - Effizienz entscheidend ist
- - Du viele wiederkehrende Abläufe hast
- - Datensicherheit höchste Priorität hat
- - Du Wettbewerbsvorteile erzielen willst
Fazit: Die richtige Wahl treffen
Eine individuelle Softwarelösung ist nicht für jeden die beste Wahl. Aber wenn du langfristig denkst, dein Unternehmen skalieren möchtest oder deine Prozesse wirklich optimieren willst, führt kein Weg daran vorbei.
Eine maßgeschneiderte Software ist wie ein gut sitzender Anzug: Er sitzt perfekt, du fühlst dich wohl darin und er hält lange. Standardlösungen sind dagegen wie Konfektionsware – sie passen irgendwie, aber nie richtig gut.
Der hohe manuelle Aufwand und die versteckten Kosten durch Ineffizienz rechtfertigen relativ schnell die höhere Anfangsinvestition durch langfristige Kosteneinsparung und zufriedenere Mitarbeiter.
- - Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- - Weniger Fehler bedeuten weniger Nacharbeit
- - Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- - Höhere Produktivität durch optimierte Abläufe
Die Standardlösungen haben ihre Berechtigung und können besonders für kleinere Unternehmen oder in der Startphase die richtige Wahl sein. Aber mit dem Wachstum deines Unternehmens wachsen auch die Anforderungen an deine Software.
Die entscheidende Frage ist: Wo willst du in 5 Jahren stehen? Wenn du große Pläne hast, solltest du heute schon das richtige Fundament schaffen.
Dein Unternehmen ist einzigartig. Warum sollte deine Software es nicht auch sein?
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