Gantke Akademie – von Excel zu System

Die Gantke® Akademie für ganzheitliche Körperarbeit wurde von Robert Gantke gegründet und hat ihren Sitz in Dortmund-Aplerbeck. Sie ist spezialisiert auf die Ausbildung von ganzheitlichen Faszien-Behandlern und wurde mit dem Innovationspreis des Deutschen Wellnessverbands ausgezeichnet.

Mit wachsender Teilnehmerzahl und steigenden Anforderungen an die Organisation der Ausbildungen stand die Akademie vor der Herausforderung: Wie lässt sich der gesamte Schulungs- und Verwaltungsprozess effizienter gestalten?

Bisher wurden viele Abläufe manuell verwaltet – von der Anmeldung der Teilnehmer über die Kursorganisation bis hin zur Dokumentation der Ausbildungsfortschritte und Erstellung der Zertifikate und selbst Rechnungen. Dies führte zu einem hohen administrativen Aufwand und erschwerte das Wachstum der Akademie.

Das meist eingesetzte Werkzeug waren Excel-Tabellen und handschriftliche Listen. Das System, welches am Anfang perfekt funktioniert hatte, ist an seine Grenzen gestoßen und es brauche dringend eine Lösung.

Nach umfangreicher Analyse der Prozesse der Akademie haben wir eine maßgeschneiderte Software entwickelt, die den gesamten Verwaltungsprozess digitalisiert und automatisiert.

In mehreren Iterationen wurden Schrittweise neue Funktionen eingeführt und direkt mit den Mitarbeitern die bestmögliche Lösung für alle Bereiche der Akademie ausgearbeitet und verfeinert, um die Prozesse effizienter zu gestalten, zu vereinfachen und im idealfall vollständig zu automatisieren.

Wo auch immer nötig oder hilfreich, wurde eine Lösung geschaffen, um die Prozesse zu vereinfachen und mit einem kleinen Team mit Leichtigkeit die wachsende Zahl der Teilnehmer zu verwalten und den Überblick zu behalten.

Über die Entwicklung der maßgeschneiderten Lösungen hinaus, unterstützen wir die Akademie ebenfalls 6 Monate lang im Marketing und schalteten profitable Werbeanzeigen, um konstant neue Leads für den kostenfreien Kennlerntag "Faszination Faszien" zu gewinnen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde von uns auch das neue Logo und Branding erstellt, Funnel aufgesetzt, unzählige Videos produziert, die Website verwaltet und somit der gesamte Auftritt der Akademie transformiert, von den internen Systemen bis zum Markenauftritt nach außen.

Um uns voll und ganz auf unsere Kernkompetenz der Entwicklung von individuellen Softwarelösungen zu fokussieren, haben wir den Bereich des Marketings jedoch inzwischen abgegeben und bieten diese Leistung nicht mehr an.

Durch die Implementierung unserer Lösung konnte die Akademie nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch ihren Teilnehmern ein reibungsloses, professionelles Erlebnis bieten.

Viele der zuvor manuellen Arbeiten konnten vollständig automatisiert werden, oder wie im Falle der Generierung von Zertifikaten mit nur einem Klick erledigt werden. Das System hat maßgeblich dazu beigetragen, dass Ordnung und Klarheit in die Abläufe und Verwaltung Einzug erhalten hat.

Eine konsistente Datenbasis in einer zentralen benutzerfreundlichen Anwendung, die mit allen relevanten Informationen verknüpft ist, anstatt verschiedene Listen manuell abzugleichen und aktuell zu halten.

Unsere Zusammenarbeit mit der Gantke® Akademie zeigt, wie digitale Lösungen das Potenzial von Bildungsanbietern freisetzen können – und genau das möchten wir auch anderen Unternehmen ermöglichen.

Du bist daran interessiert, ob und wie wir auch dich bei deinen aktuellen Herausforderungen unterstützen können?